Auftragsanlage Wizard

Aufträge können mit dem Wizard schnell und benutzerfreundlich angelegt werden. Der Wizard führt alle Automatisierungen selbstständig durch. Viele Einstellungen können zuvor in den Gruppeneinstellungen konfiguriert werden und erleichtern damit die schnelle Anlage von Aufträgen.

Auftrag mit dem Wizard Auftraganlage (classic) in einer Auftragsgruppe anlegen

  1. Verwaltung > Aufträge klicken.
  2. Eine Auftragsgruppe klicken.
  3. Auftragsanlage (classic) in der Funktionsleiste klicken.
  4. Auftragsname eingeben.
  5. Optional eine Auftragsnummer eingeben.
  6. Name für den Auftragsteil eingeben.
  7. Filterprofil wählen.
  8. Hochzuladende Datei klicken und Datei wählen  der die Datei
  9. Ausgangssprache wählen.
  10. Hochladen klicken.
  11. Optional Referenzmaterial zu einem Inhaltsteil hochladen --> Daieiname (Inhaltsteil) klicken--> Informationen Ausgangssprache klicken--> Referenzdatei* hochladen.
  12. Optional Zieltermine wählen.
  13. Im Bereich Zielsprache die gewünschte Zielsprache wählen.
  14. Weisen Sie über das Dropdown den Rollen einen Benutzer zu.
  15. Optional können Sie weitere Sprachen zu dem Auftrag anlegen.
  16. Abschließen und zurück klicken.

Ergebnis: Der Auftrag wird mit den vorgenommenen Einstellungen angelegt.

* Tipp: Mehrere Dateien in ein ZIP Archiv packen und dieses hochladen

Auftrag mit dem Wizard Auftraganlage in einer Auftragsgruppe anlegen

  1. Verwaltung > Aufträge klicken.
  2. Auftragsanlage in der Funktionsleiste klicken.
    Ergebnis: Auftragsanlage Workflow öffnet sich
  3. Eine Auftragsgruppe aus der Liste auswählen.
  4. Zielsprachen wählen.
  5. Weiter klicken.
  6. Wählen Sie eine Datei aus klicken und Datei hochladen oder die Datei per Drag & Drop in den entsprechenden Bereich ziehen.
  7. Tab Angaben prüfen öffnet sich, ggf. den Filter für die daten wählen und den Import starten
  8. Prüfdaten können eingesehen werden.
  9. Auftragsname, Auftragsnummer und Name des Auftragsteils optional anpassen
  10. Optional Zieltermine wählen.
  11. Weisen Sie über das Dropdown den Rollen einen Benutzer zu.
  12. Optional Referenzmaterial hochladen.
  13. Im Bereich Zielsprache die gewünschte Zielsprache wählen.
  14. Auftrag starten klicken.

Ergebnis: Der Auftrag wird mit den vorgenommenen Einstellungen angelegt.

Auftrag mit dem Wizard über die Startseite anlegen (Easy Wizard)

Je nach Konfiguration ist der Wizard oder der Easy Wizard für die Auftragsanlage hinterlegt.

Durch die Nutzung des Wizards, ist es jedem Benutzer leicht möglich einen neuen Auftrag anzulegen. Die Auftragsgruppenauswahl erfolgt automatisch, wenn dem Benutzer über das Berechtigungsprofil eine Standard-Auftragsgruppe für die Auftragsanlage zugeordnet ist. Ist der Benutzer mehreren Berechtigungsprofilen mit unterschiedlichen Auftragsgruppen zugeordnet, so hat der Benutzer die Auswahl zischen den in den Berechtigungsprofilen eingestellten Auftragsgruppen. Ist über das Berechtigungsprofil keine Auftragsgruppe als Standard definiert, steht dem Benutzer die Auswahl aller in ONTRAM angelegten Auftragsgruppen zur Verfügung.

Beschreibung des Workflows Wizard siehe oben, der Workflow für den Ablauf mit Easy Wizard ist im folgenden beschrieben.

  1. Startseite von ONTRAM aufrufen.
  2. Kachel Auftragsanlage klicken.
    Ergebnis: Auftragsanlage Workflow (Easy Wizard oder Wizard) öffnet sich
  3. Zielsprachen wählen.
  4. Weiter klicken.
  5. Wählen Sie eine Datei aus klicken und Datei hochladen oder die Datei per Drag & Drop in den entsprechenden Bereich ziehen, die Filtererkennung erfolgt automatisch anhand der Dateiendung
  6. Tab Angaben prüfen öffnet sich.
  7. Die von ONTRAM generierten Prüfdaten können nach abgeschlossenem Import der Daten eingesehen werden.
  8. Für den Auftragsnamen wird automatisch der Importierte Dateiname eingetragen. Optional können eigene Werte eingetragen werden.
  9. Über den den entsprechenden Button können weitere Optionen gewählt werden:
    - Die im Workflow hinterlegten Zieltermine eintragen.
    - Die Standardbenutzer des Workflows je Sprache anpassen
    - Gegebenenfalls können Zusatzinformationen zur Ausgangsprache importiert werden.
  10. Auftrag starten klicken.

Ergebnis: Der Auftrag wird mit den vorgenommenen Einstellungen angelegt und der Benutzer kann wahlweise:

  • Zur Verwaltung des Auftrags wechseln
  • Zum Auftragstab Ansicht Meine Aufträge wechseln
  • Weitere Aufträge anlegen

Hinweis: Benutzer mit der Berechtigung "Abrechnung: Anzeige der Kostenprognose" können nach Abschluss des Auftrages über den Easy Wizard die Kostenprognose für den angelegten Auftrag in der Statistik einsehen. Eine konfigurierte Abrechnung ist für diese Funktion ebenfalls erforderlich.

Damit die Kostenprognose ermittelt werden kann, müssen folgende Funktionen aktiviert/konfiguriert sein:

  • Kostenplanungsprofil in der Auftragsgruppe
  • Abrechnung der Workflowschritte (Gruppeneinstellungen)
  • Der erste Workflowschritt, bei dem die Abrechnung nach Textmenge hinterlegt ist, wird für die Kostenprognose herangezogen
  • Benutzer müssen den abzurechnenen Workflowschritten zugewiesen sein. (Die Preisliste der Organisation des Benutzers wird für die Prognose herangezogen) Ist eine Arbeitsgruppe zugewiesen, wird der erste Benutzer dieser Arbeitsgruppe herangezogen
  • Für die Organisation muss ein Kostenplanungsprofil angelegt und eine Preisliste mit den passenden Sprachen konfiguriert sein.