Zieltermine

Zieltermine dienen der zeitlichen Steuerung des Workflows. Sie legen für jede Übergabe den Zeitpunkt der Fertigstellung fest. Zieltermine werden jedem Benutzer auf der Übersichtsseite des Auftrags und im Auftragstab angezeigt.

An welchen Schritten des Workflows Zieltermine gesetzt werden können wird bei der Konfiguration des Workflows festgelegt. Bei der Auftragsanlage können die Zieltermine für die im Workflow vorgesehenen Schritte definiert werden. Dabei spielt es keine Rolle wie die Auftragsanlage erfolgt (Wizard oder manuell).

Hinweis: Alternativ können in der Auftragsgruppeneinstellung auch Standardtermine definiert werden.

Zieltermine hinzufügen (manuelle Auftragsanlage bzw. bei Zielterminänderung über die Verwaltung)

1. Verwaltung > Aufträge klicken.
2. Eine Auftragsgruppe klicken.
3. Einen Auftrag klicken.
4. Einen Auftragsteil klicken.
5. Kalender in der Funktionsleiste klicken.
6. in der Tabelle Zieltermine festlegen neben einem Übergabeschritt klicken. Ein Kalender öffnet sich.
7. Ein Datum oder Heute klicken.
8. Übernehmen klicken.
9. Im Bereich Zielsprachen die Zielsprachen aktivieren, für die die Zieltermine gültig sind.
10.   in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Die Zieltermine wurden für die eingestellten Übergabeschritte und gewählten Sprachen übernommen.

Zielterminänderung und -bestätigung

Diese Funktion gibt dem Benutzer die Möglichkeit festgelegte Zieltermine zu ändern, weil ein Termin nicht eingehalten werden kann, oder ein Übersetzer auch vor Ablauf des Zieltermins den Auftrag abschließen kann.

Um eine Terminänderung vorschlagen zu können muss dem Benutzer die Berechtigung „Zielterminänderung vorschlagen“ zugewiesen sein.

Die in ONTRAM im Workflow festgelegten Zieltermine können über die Funktion „Einen anderen Termin vorschlagen“ im Reiter Aufträge in der Spalte Zieltermin durch den Benutzer geändert werden.

Einen anderen Termin vorschlagen:

• Navigieren Sie zum Reiter Aufträge
• Klicken Sie auf das  Icon neben dem Zieltermin („Einen anderen Termin vorschlagen“)
• Im Pop-Up „ Änderungen vorschlagen“ den Terminvorschlag eingeben
• Button Speichern klicken

Ergebnis: Es wird eine E-Mail an den Projektmanager gesendet. Das  Icon wird orange markiert und zeigt an, dass ein Terminänderungsvorschlag durch den Benutzer gesendet worden ist.

Wird der Änderungsvorschlag vom Projektmanager akzeptiert wird das  Icon in dieser Ansicht grün markiert (Termin bestätigt).

Hinweis: Bis zur Bestätigung des Termins wird der Termin durch das Icon als unbestätigter Termin in der Auftragsübersicht angezeigt.

Termin bestätigen

• Navigieren Sie zum Reiter Aufträge
• Klicken Sie auf das Icon neben dem Zieltermin („Termin bestätigen“)

Ergebnis : Der Zieltermin wird durch das Häkchen als bestätigt angezeigt und es wird eine E-Mail an den Projektmanager gesendet.

Video Zielterminbestätigung

Automatische Vergabe von Zielterminen

In den Einstellungen der Auftragsgruppen kann die automatische Vergabe von  Zielterminen festgelegt werden.

Die Schritte für die es Zieltermine geben soll, müssen ebenfalls zuvor im Workflow definiert sein.

1. Verwaltung > Aufträge klicken.
2. Eine Auftragsgruppe klicken.
3. Das Icon klicken
4. Das Konfigurationsmenü Auftragsanlage öffnen
5. Unter dem Punkt Automatische Vergabe von Zielterminen auf den Button Vorgaben bearbeiten klicken
6. Die Schritte für die Zieltermine konfiguriert wurden werden angezeigt
7. Auf das Eingabefeld unter Anlagedatum plus... klicken und die gewünschte Anzahl an Tagen eingeben

Ergebnis: Die eingegebene Anzahl an Tagen wird dem Anlagedatum hinzugefügt und der errechnete Zieltermin wird für alle eingestellten Übergabeschritte und Sprachen übernommen.

Hinweis: Automatische Vergabe von Zielterminen bietet sich bei der automatischen Anlage von Aufträgen über einen Webservice oder die Massenauftragsanlage an.