Über das Auftragsportal können externe Agenturen, unterschiedliche Unternehmensbereiche oder ein bestimmter Personenkreis wie z.B. Key Account Manager ihre Übersetzungsaufträge mit den entsprechenden Eckdaten in ONTRAM anlegen, ohne Administrationsberechtigungen zu besitzen.
Nach dem Übersetzungsprozess haben die Personen, die den Auftrag über das Auftragsportal angelegt haben die Möglichkeit die finalen Daten in der/den entsprechenden Zielsprachen zu exportieren, ohne direkt am Workflow beteiligt zu sein.
Die Personen, die das Auftragsportal zur Anlage neuer Aufträge nutzen, ohne direkt am Workflow beteiligt zu sein, können neben der Quelldatei weitere Metadaten für den Auftrage angeben, zum Beispiel Auftragstitel, Ausgangssprache, Zielsprachen, und einen Zieltermin für die Fertigstellung des Auftrages.
Um zum Auftragsportal navigieren zu können muss dem Benutzer die Berechtigung Auftragsportal: Kunde/Auftraggeber zugewiesen sein
Ergebnis: das Auftragsportal wird aufgerufen
Ergebnis: eine Eingabemaske öffnet sich
Auftragsdaten in der Eingabemaske eingeben
Im ersten Teil der Eingabemaske können die Auftragsinformationen wie
Alle Felder, die mit einem Sternchen markiert sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein.
Die Rolle des Grafikers ist optional.
Legen sie einen InDesign-Auftrag an oder eine Datei die die Besetzung dieser Rolle erfordert, aktivieren Sie bitte bei Prozess die Checkbox Auftrag benötigt Grafiker.
Der Grafiker lädt dann im weiteren Verlauf die Daten hoch und prüft diese.
Im Bereich Auftraggeberinformationen werden automatisch die Benutzerdaten des Benutzers angezeigt, der die Auftragsdaten erfasst.
Zusätzlich können für Rückfragen Informationen zum Datenersteller (Autor) hinzugefügt, sowie eine Kostenstelle und ein Kommentar hinterlegt werden.
Im Bereich Quelldateien (Quelldateien des Auftrags) kann optional
Haben Sie fälschlicherweise eine Datei importiert, können sie diese über das Mülleimer-Icon löschen.
In diesem Bereich können Sie den Ihren Daten entsprechenden Auftragstyp wählen und damit die Qualitätsstufe für Ihre Übersetzung festlegen.
Es können jederzeit weitere kundenspezifische Qualitätsstufen festgelegt und konfiguriert werden. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren Kundenbetreuer.
Über des Auftragsportal ist es beispielsweise möglich, Aufträge ohne weitere Prüfung durch einen Übersetzer und/oder Korrekturleser durch eine an ONTRAM angebundenes maschinelles Übersetzungssystem (MT) wie beispielsweise Systran, GoogleTranslate übersetzen zu lassen. Sie erhalten dann ein maschinell übersetztes Zielsprachendokument.
Nachdem Sie den Button Automatische Übersetzung starten angeklickt haben, werden die Dateien verarbeitet und die Texte an das angebundene MT-System gesendet. Nach dem Abschluss des Auftrages kann das lokalisierte Dokument heruntergeladen werden.
Klicken Sie dazu auf den Button Abgeschlossene Aufträge anzeigen.
Ergebnis: Die Seite abgeschlossenen Aufträge wird aufgerufen.
Wählen Sie den entsprechenden Auftrag aus der Liste aus und gehen sie vor wie im Kapitel Abgeschlossenen Auftrag exportieren beschrieben.
Im Bereich Auftragsstatus kann der Auftrag an die Koordination über den Button Auftrag weitergeben übergeben werden
Wenn die Checkbox Auftrag benötigt Grafiker aktiviert ist wird der Auftrag an den Grafiker übergeben.
An die Rolle, die der Auftrag übergeben wurde, wird eine E-Mail gesendet, dass ein Auftrag im Auftragsportal zu Prüfung bereit liegt. Es werden alle Benutzer informiert, denen die Rolle Auftragsportal: Koordination bzw. Auftragsportal: Grafik/Datencheck zugewiesen ist.
Als Benutzer mit der Berechtigung Auftragsportal: Koordination können neu angelegte Aufträge in der Auftragsplattform sehen und editieren.
Ist die Checkbox Auftrag benötigt Grafiker bei Prozess aktiviert, wird der Auftrag an den Grafiker übergeben.
Die Benutzer haben Zugriff auf dieselbe Eingabemaske wie die Rollen Auftraggeber und Kunde, bzw. Benutzer mit der Berechtigung Auftragsportal: Kunde/Auftraggeber.
Der Grafiker kann nun die Dateien für die Übersetzung hochladen und oder die bereits hochgeladenen Daten über die Check-Dateien prüfen.
Der Grafiker kann den Auftrag für Rückfragen an den Auftraggeber zurückzugeben oder in weiter an die Koordination zu übergeben.
Die Koordination hat zusätzlich die Möglichkeit die Auftragsgruppe auszuwählen in der der Auftrag angelegt werden soll.
Solange der Auftrag nicht angelegt wurde bestehen im unteren Teil der Eingabemaske folgende Möglichkeiten für die Koordination:
Sind alle Angaben korrekt, geprüft und vollständig kann der Auftrag in einen Übersetzungsauftrag überführt werden.
Der Zieltermin wird automatisch in alle Zieltermine des Auftrages übernommen.
Sind in der ausgewählten Gruppe Standardbenutzer hinterlegt werden diese Benutzer auch hier vorbelegt und können wenn gewünscht auch angepasst werden.
Die optional hochgeladenen Zielspracheninformationen können hier ebenfalls durch Klick auf das das Auswahlmenü Vorlage: Zielsprache mit der richtigen Zielsprache verknüpft werden.
Durch Klick auf den Button Abschließen und zurück wird der Auftrag in ONTRAM angelegt.
Der Auftrag wir in ONTRAM angelegt, lauft durch die Automatisierung und wird dem ersten Benutzer im Workflow übergeben.
Ist der Auftrag in ONTRAM abgeschlossen so wird der Kunde/Auftraggeber per Mail benachrichtigt.
Im Auftragsportal kann der Benutzer die finalen Daten im Bereich fertiggestellte Aufträge über das Icon herunterladen.
Es öffnet sich die Eingabemaske des abgeschlossenen Auftrages.
Im oberen Bereich Datenexport können die Zielsprachen heruntergeladen werden.
Die Funktion steht erst zur Verfügung, sobald die erste Sprache des Auftrages abgeschlossen ist.
Sollten Sie die Checkbox Auftrag benötigt Grafiker aktiviert haben finden sie die Dokumente im Bereich: Nachbearbeitete Dokumente.
Mit Klick auf den Button Auftrag archivieren, kann der Auftraggeber den Auftrag archivieren. Er ist dann für den Auftraggeber im Auftragsportal nicht mehr in der Liste vorhanden.
Nicht abgeschlossene Aufträge bleiben bis zum Auftragsabschluss in der Auftragsportal-Liste vorhanden. Aktuelle Aufträge werden nach Datum aufsteigend sortiert angezeigt.
In ONTRAM stornierte Sprachen eines Auftrages, oder komplett stornierte Aufträge sind für das Auftragsportal nicht mehr relevant und werden im Auftragsportal nicht mehr angezeigt.
Sofern der Auftrag mit der Option Auftrag benötigt Grafiker angelegt wurde, wird nach Abschluss der Zielsprachen zunächst der Grafiker per Mail informiert. Dieser hat die Möglichkeit, die von ONTRAM exportierten Daten im Portal herunterzuladen und nach der finalen Nachbearbeitung wieder im Portal hochzuladen, um sie dem Auftraggeber bereit zu stellen.