Workflow-Editor

Über den Workflow-Editor können neue Workflows angelegt und bestehende Workflows angepasst werden. Zu Beginn der Arbeit mit ONTRAM werden die Workflows mit dem Kundenbetreuer abgestimmt, getestet und gegebenenfalls angepasst. Sie können Anpassungen gerne selbst vornehmen, jedoch bitten wir Sie im Sinne der Prozesssicherheit die Anpassungswünsche vorher mit Ihrem Kundenbetreuer abzustimmen.

Über den Workflow-Editor:

  • Definieren Sie Workflow-Rollen für alle am Prozess beteiligten Rollen. Auch indirekt beteiligte Workflow-Rollen mit lesendem Zugriff auf die Aufträge können definiert werden.
  • Erstellen Sie Workflow-Schritte und bestimmen, welche Workflow-Rolle die Aufträge an andere Workflow-Rollen übergeben darf.
  • Legen Sie fest, ob Ersteller von Aufträgen Zieltermine für bestimmte Workflow-Schritte angegeben können.
  • Aktivieren Sie automatische Aktionen, wie den Export von Translation Memory, an Workflow-Schritten.
  • Definieren Sie qualitätssichernde Prüfungen (QA-Checks) für Übergaben.

Wie gelange ich zum Workflow-Editor

Sie finden den Workflow-Editor über die Kachel: Workflow-Editor auf der Startseite, bzw. in der Verwaltung im Menüpunkt: Workflow.

Über das Icon kann ein neuer Workflow angelegt werden.

Die Oberfläche

Auf der linken Seite befinden sich die Menüs, in denen einzelne Elemente des Workflows konfiguriert werden können. Auf jeder Seite befindet sich oberhalb des Inhaltsbereichs eine Funktionsleiste mit drei Icons.

  • Klick auf Workflow speichern speichert den aktuellen Stand des Workflows.
  • Klick auf Validieren prüft, ob der Workflow technisch in Ordnung ist und erstellt werden kann.
  • Klick auf Aktivieren beendet die Bearbeitung des Workflows.

Hinweis: Erst wenn der Workflow im Menü Verwaltung > Workflow aktiviert wurde, steht er im System zur Verfügung,

Grafische Anzeige des Workflows

Über die Funktion "Ausrichtung des Graphen" in der Funktionsleiste kann die die Anzeige geändert werden. Der Workflow kann waagerecht oder senkrecht dargestellt werden. Im Menü Übersicht werden die erstellten Elemente des Workflows angezeigt.

Dieser Workflow-Graph wird auch in der Auftragsübersicht den beteiligten Benutzern eines Auftrags, der diesen Workflow verwendet, angezeigt.

Name des Workflows

Zuerst wird der Name des Workflows festgelegt. Nachdem Sie auf „Erstellen“ geklickt haben, gelangen Sie auf die Übersichtsseite des soeben erstellten Workflows.

Workflow-Aktionen

Unter Aktion haben Sie mehrere Möglichkeiten:

  • Deaktivieren
  • Neue Version
  • Umbenennen
  • Konfigurieren
  • Workflow löschen
  • Ansicht
  • Übersetzen

Die Aktionen Ansicht , Duplizieren, Übersetzen , Bearbeiten, Löschen verbergen sich sich unter dem Icon links vor dem Workflownamen.

Deaktivieren: 

Der Workflow wird deaktiviert. Dies bedeutet, er kann nicht mehr in den Gruppeneinstellungen hinterlegt werden. Diese Option eignet sich, wenn Sie sicherstellen wollen, dass dieser Workflow systemweit nicht mehr angewendet wird.

Bearbeiten:

Diese Aktion steht so lange zur Verfügung bis ein neu angelegter Workflow aktiviert wurde, bzw. solange noch eine Version des Workflows bearbeitet wird.

Neue Version:

Über diesen Menüpunkt erstellen Sie eine neue Version eines bestehenden Workflows. In einer neuen Version können Sie neue Rollen, Schritte und Übergaben hinzuzufügen oder entfernen. Wird die Bearbeitung der neuen Version abgeschlossen, wird die neue Version automatisch von den Auftragsgruppen herangezogen, die diesen Workflow verwenden. Sie müssen die neue Version des Workflows also nicht noch einmal in den Auftragsgruppen hinterlegen, (Versionierung)

Umbenennen:

Über diesen Menüpunkt kann ein bestehender Workflow umbenannt werden.

Arbeitsgruppen konfigurieren:  

Über diesen Menüpunkt können Arbeitsgruppen im Workflow definiert werden. Diese Konfiguration regelt die Zuweisungsmöglichkeiten von Arbeitsgruppen innerhalb des Workflows.

Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Punkt „Arbeitsgruppen“

Workflow Löschen:

Über diesen Menüpunkt kann ein Workflow gelöscht werden. Workflows, die bereits in Auftragsgruppen hinterlegt und bei bestehenden Aufträgen verwendet wurden, können nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden.

Ansicht:

Über diese Aktion wird der Workflow Graph und die Details des ausgewählten Workflows angezeigt.

Löschen:

Über diese Aktion kann die Workflowversion gelöscht werden. Workflowversionen, die bereits in Auftragsgruppen hinterlegt und bei bestehenden Aufträgen verwendet wurden, können nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden.

Duplizieren:

Um einen Workflow nicht komplett neu zu erstellen gibt es die Möglichkeit einen bestehenden Workflow zu duplizieren. Der duplizierte Workflow ist dann die Grundlage für einen neuen Workflow, so, dass nur die erforderlichen Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Übersetzen:

Um alle Texte eines erstellten Workflow einfach in alle vorhandenen oder gewünschten Oberflächensprachen zu übersetzen.

Workflow Übersetzen

Die Inhalte eines Workflows, wie z.B. Rollen oder Schritt-Namen können durch das Anlegen eines Auftrages direkt in ONTRAM übersetzt werden.

  1. Öffnen Sie in der Administration den Worfkow Editor
  2. Klicken Sie auf das Icon neben dem Workflow, den Sie übersetzen wollen
  3. Wählen Sie die Version des Workflows, die Sie übersetzen wollen
  4. Klicken Sie in der Spalte Aktion auf Übersetzen
  5. Wählen Sie den Auftrag in dem die Workflowübersetzung angelegt werden soll
  6. Wählen Sie die Quellsprache des Workflows
  7. Wählen Sie die Zielsprachen, in die Sie den Workflow übersetzen wollen.

Ergebnis: Auftragsteil wird im ausgewählten Auftrag angelegt

Hinweis: Wenn eine Zielsprache abgeschlossen wird, werden die Übersetzungen automatisch in den Workflow übernommen.

Workflow-Rollen

Workflow-Rollen sind Platzhalter für die ausführenden Personen des Workflows. Workflow-Rollen werden Workflow-Schritten zugeordnet. Aus diesen Workflow-Schritten ergibt sich somit ein Bearbeitungsablauf.

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit nicht am Übersetzungsprozess beteiligte Workflow-Rollen zu definieren.

Diese lesenden Workflow-Rollen sind nicht Teil des Geschäftsprozesses und übergeben keine Aufträge. Sie können sich jedoch zu jedem Zeitpunkt in einen Übersetzungsauftrag einloggen und den Fortschritt beobachten. Eine lesende Workflow-Rolle bietet sich also immer dann an, wenn jemand eine Übersicht über den aktuellen Status von Übersetzungen haben möchte, jedoch nicht handlungsberechtigt ist. Über das linke Auswahlmenü werden die Workflow-Rollen festgelegt, die im Workflow zur Verfügung stehen sollen.

Über das Icon kann eine neue Workflow-Rolle hinzugefügt werden.

Workflow-Rollen erstellen

  1. Workflow-Editor > Rollen klicken.
  2. Neue Workflow-Rolle in der Funktionsleiste klicken.
  3. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  4. Namen der Workflow-Rolle in das Feld Name der Workflow-Rolle eingeben.
  5. Speichern klicken.

Ergebnis: Die Workflow-Rolle wurde hinzugefügt und kann jetzt einem Workflow zugeordnet werden.

Lesende Workflow-Rollen definieren

Soll eine Rolle im gesamten Workflow nur Leserecht haben, so muss diese Rolle über die Checkbox markiert werden. Das bedeutet, dass an die Rolle keine Übergabe durchgeführt werden kann, die Rolle aber jederzeit lesenden Zugang zum Auftrag hat.

  1. Workflow-Editor > Rollen klicken.
  2. Aktivieren Sie im Bereich „Lesende Workflow-Rollen markieren“ die Workflow-Rollen für den lesenden Zugriff.
  3. Klicken Sie Workflow speichern in der Funktionsleiste.

Ergebnis: Die Workflow-Rollen wurden dem Workflow zugeordnet und als "lesend" definiert.

Workflow-Rollen dem Workflow zuordnen

  1. Workflow-Editor > Rollen klicken.
  2. Im Bereich Aktive Workflow-Rollen verwalten eine Workflow-Rolle klicken.
    Hinweis: Bei gehaltener STRG-Taste können mehrere Workflow-Rollen auf einmal markiert werden.
  3. Hinzufügen klicken.
  4. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Die Workflow-Rolle/n wurde dem Workflow zugeordnet und können jetzt im Workflow verwendet werden.

Lesende Workflow-Rollen definieren

Um Workflow-Rollen "lesend" zu definieren, müssen die Workflow-Rollen dem Workflow zugeordnet sein.

  1. Workflow-Editor > Rollen klicken.
  2. Aktivieren Sie im Bereich Lesende Workflow-Rollen markieren die Workflow-Rollen für den lesenden Zugriff.
  3. Klicken Sie Workflow speichern in der Funktionsleiste.

Ergebnis: Die Workflow-Rollen wurden dem Workflow zugeordnet und als "lesend" definiert.

Schritte

In diesem Menüpunkt werden die einzelnen Schritte, wie z.B. Übersetzung, Korrekturlesung oder Reinzeichnung des Workflows definiert.

Hierbei kann festgelegt werden, welchen Status (Bearbeitung, Pausierend, Abgeschlossen, Abgebrochen, Deaktiviert) der Auftrag in diesem Schritt haben soll, bzw. welche Schreibberechtigung die Workflow-Rolle haben soll. Der Name des Workflow- Schritts beschreibt die Aktion, die eine Workflow-Rolle ausführt. z. B. führt die Workflow-Rolle "Übersetzer" die Aktion oder den Workflow-Schritt "Übersetzung" aus.

Der übergeordnete Schritt ist der vorherige Schritt im Workflow, von dem an diesen Workflow-Schritt übergeben werden kann. Der übergeordnete Schritt ist für die automatische Generierung von Übergaben notwendig. Es ergibt sich automatisch eine Ablaufkette.

Status Beschreibung

Bearbeitung

Der Auftrag ist online und kann bearbeitet werden.

Pausierend

Der Auftrag kann nicht bearbeitet werden. Um einen Auftrag für die Dauer der Datenverarbeitung zu pausieren, können externe Anbindungen diesen Status nutzen. Der Auftrag kann durch die Anbindung zum nächsten Workflow-Schritt übergeben werden. Aufträge mit diesem Status werden beim Export, z. B. Statusexport, dem Export von mehreren Zielsprachen gleichzeitig oder dem TM-Rückwärtsvergleich nicht berücksichtigt.

Abgeschlossen

Der Auftrag ist offline und kann nicht mehr bearbeitet werden. Dieser Status wird für den letzten Workflow-Schritt gewählt.

Abgebrochen

Der Auftrag kann nicht weiter bearbeitet werden. Aufträge mit diesem Status werden beim Export, z. B. Statusexport, dem Export von mehreren Zielsprachen gleichzeitig oder dem TM-Rückwärtsvergleich nicht berücksichtigt.

Deaktiviert

Der Auftrag ist storniert und kann nicht weiter bearbeitet werden. Im Unterschied zu Abgeschlossen wird der Auftrag nicht in die Abrechnungsstatistik aufgenommen.

Berechtigung

Die Berechtigungen legt fest, welche Aktion die Workflowrolle im Workflow-Schritt ausführen kann. Es wird in ONTRAM nach folgenden Workflowberechtigungen unterschieden:

Berechtigung Beschreibung
Keine Änderungen Aufträge können geöffnet werden. Inhalte können gelesen, aber nicht geändert werden.
Änderungsvorschläge Die Workflow-Rolle kann Änderungswünsche zu Inhalten in Aufträgen hinzufügen oder ändern. Der ursprüngliche Inhalt vor der Übergabe bleibt erhalten. Bei Übergabe an einen folgenden Workflow-Schritt mit der Berechtigung Speichern oder Automatisches Speichern werden die Änderungen in Änderungsvorschläge umgewandelt und als Änderungswunsch angezeigt.
Automatisches Speichern

Die Workflow-Rolle kann Inhalte in Aufträgen hinzufügen oder ändern.

Label Beschreibung
Name des Workflow-Schritts Beschreibt die Aktion, die eine Workflow-Rolle ausführt. Z. B. führt die Workflow-Rolle "Übersetzer" die Aktion oder den Workflow-Schritt "Übersetzung" aus.
Übergeordneter Schritt Der übergeordnete Schritt ist der vorherige Schritt im Workflow, von dem an diesen Workflow-Schritt übergeben werden kann. Der übergeordnete Schritt ist für die automatische Generierung von Übergaben notwendig.
Status des Auftrags

Der Zustand des Auftrags in diesem Workflow-Schritt.

Workflow-Rolle

Die Workflow-Rolle die den Auftrag in diesem Workflow-Schritt bearbeitet. Lesende Workflow-Rollen können nicht gewählt werden.

Keine Workflow-Rolle Wenn im Workflow-Schritt keine Workflow-Rolle etwas tun muss, kann die Checkbox Keine Workflow-Rolle aktiviert werden. Wenn der Status Abgeschlossen oder Abgebrochen gewählt wurde, wird die Checkbox angezeigt.
Berechtigung

Gibt die Berechtigung der Workflow-Rolle in diesem Workflow-Schritt an.

Workflow-Schritte hinzufügen

  1. Workflow-Editor > Schritt klicken.
  2. Neuen Workflow-Schritt erstellen in der Funktionsleiste klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. Namen in Name des Workflow-Schritts eingeben.
  4. Den vorhergehenden Workflow-Schritt in Übergeordneter Schritt wählen.
  5. Status des Auftrags wählen.
  6. Workflow-Rolle wählen.
  7. Berechtigung wählen.
  8. Optional können noch Benachrichtigungsoptionen, automatische Aktionen und das Workflow-Routing konfiguriert werden.
  9. Speichern klicken.
  10. Workflow-Speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Der Workflow-Schritt wurde erstellt.

Workflow-Schritte löschen

  1. Workflow-Editor > Schritt klicken.
  2. neben einem Workflow-Schritt klicken. Eine Sicherheitsabfrage öffnet sich.
  3. OK klicken.
  4. Workflow-Speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Der Workflow-Schritt wurde gelöscht.

Hinweis: Nur der letzte Workflow-Schritt kann gelöscht werden. Um andere Workflow-Schritte zu löschen, müssen zuerst die nachfolgenden Workflow-Schritte entfernt werden.

Hinweis: Um Workflow-Schritte zu löschen, dürfen keine automatische Aktionen und Workflow-Routings konfiguriert sein. Diese Einstellungen müssen vorher entfernt werden.

Workflow-Schritte ändern

  1. Workflow-Editor > Schritte klicken.
  2. neben einem Workflow-Schritt klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. Werte des Workflow-Schritts ändern.
    Hinweis: Nicht zu ändernde Werte werden ausgegraut dargestellt. Um diese Werte zu ändern, muss der Workflow-Schritt gelöscht und ein neuer Workflow-Schritt erstellt werden.
  4. Speichern klicken.
  5. Workflow-Speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Der Workflow-Schritt wurde geändert.

Automatische Aktionen

Automatische Aktionen werden an Workflow-Schritte geknüpft und werden zum Zeitpunkt der Übergabe an den gewählten Workflow-Schritt ausgeführt.

Aktion

Beschreibung

TM-Import

Vorschläge aus dem Translation Memory werden in den Auftrag geladen.

Hinweis: Wenn in den Gruppeneinstellungen konfiguriert, werden beim Starten des Workflows immer die Aktionen TM-Vergleich, TM-Import und 100%-TM-Vorbelegung ausgeführt. Diese Aktion muss also in der Regel nicht zum Start des Workflows hinzugefügt werden.

TM-Info

Die Auftragsstatistik für den Auftrag wird berechnet und aktualisiert.

100%-TM-Vorbelegung, bestehende Inhalte überschreiben

Vorbelegung von leeren Zielsprachensegmenten mit verfügbaren 100%-TM-Treffern.

Hinweis: Wenn in den Gruppeneinstellungen konfiguriert, werden beim Starten des Workflows immer die Aktionen TM-Vergleich, TM-Import und 100%-TM-Vorbelegung ausgeführt.

100%-TM-Vorbelegung, bestehende Inhalte nicht überschreiben

Vorbelegung von leeren Zielsprachensegmenten mit entsprechenden 100%-TM-Treffern.

Ist schon Inhalt in den Zielsprachensegmenten vorhanden, werden die 100%-TM-Treffer nicht vorbelegt.

TM-Update

Die Übersetzungen werden in die TM-Datenbank exportiert.

Ausgangssprache in leere Zielsprachensegmente einfügen

Wenn Zielsprachensegmente leer sind, wird der Inhalt der Ausgangssprache in die Zielsprachensegmente geschrieben.

Alle Inhaltsteile exportieren

Alle Inhaltsteile aller Auftragssprachen werden exportiert. Der Export steht für externe Anbindungen zur Verfügung, z.B. dem Export per Webservice.

CLS-MT-Übersetzung (asynchron)

Der Auftrag wird mit maschineller Übersetzung von CLS-MT vorbelegt. Der gesamte Auftrag wird an das externe System übertragen. Die Rückmeldung von CLS-MT ist asynchron.

Hinweis: CLS-MT steht nicht auf allen Instanzen zur Verfügung.

CLS-MT-Übersetzung

Der Auftrag wird mit maschineller Übersetzung von CLS-MT vorbelegt. Die Segmente werden nacheinander an das externe System übertragen. Die Rückmeldung von CLS-MT ist synchron..
Hinweis: CLS-MT steht nicht auf allen Instanzen zur Verfügung.

PROMT-Übersetzung

Der Auftrag wird mit maschineller Übersetzung von PROMT vorbelegt.

Hinweis: PROMT steht nicht auf allen Instanzen zur Verfügung.

Plugin für automatische Aktion

Das ausgewählte Plugin wird für diesen Auftrag ausgeführt.

Hinweis: Plugins sind kundenspezifische Erweiterungen und stehen nicht auf allen Instanzen zur Verfügung.

Auf Fortsetzung warten

(Checkbox)

Die Übergabe wird nicht unmittelbar ausgeführt. Die automatische Aktion und der Workflow bekommen den Status "Wartend". Erst wenn ein externes System die Ausführung der automatischen Aktion per Webservice-Methode updateTaskJobStatus bestätigt, wird die Übergabe ausgeführt. Diese Option wird i. d. R. in Kombination mit der Option "Plugin für automatische Aktion" verwendet. Ein Plugin kann z. B. ein externes System bei Übergabe benachrichtigen. Die Übergabe soll aber erst ausgeführt werden, wenn das externe System alle Informationen vollständig und ohne Fehler verarbeitet hat.

Automatische Aktion hinzufügen

  1. Workflow-Editor > Schritt klicken.
  2. Neuen Workflow-Schritt erstellen in der Funktionsleiste oder in der Spalte Aktion neben einem Workflow-Schritt klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. Automatische Aktion im Bereich Automatische Aktionen wählen.
  4. Auf Fortsetzung warten de- oder aktivieren.
  5. Hinzufügen klicken. Die Aktion wird in einer Tabelle angezeigt.
  6. Workflow-Speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Dem Workflow-Schritt wurde die automatische Aktion hinzugefügt.

Automatische Aktion löschen

  1. Workflow-Editor > Schritt klicken.
  2. Neuen Workflow-Schritt erstellen in der Funktionsleiste oder in der Spalte Aktion neben einem Workflow-Schritt klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. neben einer Aktion im Bereich Automatische Aktionen klicken. Eine Sicherheitsabfrage erscheint.
  4. OK klicken.
  5. Workflow-Speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Die automatische Aktion wurde gelöscht.

Benachrichtigungsoptionen

Mit Benachrichtigungsoptionen kann der automatische E-Mail-Versand bei Übergaben gesteuert werden.

Benachrichtigungsoption Beschreibung
Sende Benachrichtigung bei Auftragsübergabe Eine E-Mail wird bei Übergabe des Auftrags an diesen Workflow-Schritt an die hinterlegte Workflow-Rolle gesendet.
Sende Bestätigung bei Auftragsübergabe

Eine E-Mail wird bei Übergabe des Auftrags von diesem Workflow-Schritt an die hinterlegte Workflow-Rolle gesendet.

Hinweis: Bei der Bearbeitung des ersten Workflow-Schritts wird diese Option ausgeblendet.

Benachrichtigungsoptionen ändern

  1. Workflow-Editor > Schritt klicken.
  2. Neuen Workflow-Schritt erstellen in der Funktionsleiste oder in der Spalte Aktion neben einem Workflow-Schritt klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. Sende Benachrichtigung bei Auftragsübergabe oder Sende Bestätigung bei Auftragsübergabe de/aktivieren.
  4. Speichern klicken.
  5. Workflow-Speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Der Benachrichtigungsoptionen wurden de-/aktiviert.

Ergebnis: Die automatische Aktion wurde gelöscht.

Workflow-Routing

Durch das Workflow-Routing können Aufträge automatisch an eine konfigurierbare Workflow-Rolle übergeben werden. Diese automatische Übergabe wird durch Bedingungen eingeschränkt.

Bedingung

Beschreibung

Keine Bedingung

Ist an keine Bedingung geknüpft und wird direkt ausgeführt.

Vollständige Vorbelegung durch ID-Treffer

Wenn die Zielsprachensegmente des Auftrags komplett durch ID-Treffer übersetzt wurden, wird der Auftrag automatisch an den konfigurierten Workflow-Schritt übergeben.

Hinweis: ID-Treffer stehen nicht auf allen Instanzen zur Verfügung.

Vollständige Vorbelegung durch Memory

Wenn die Zielsprachensegmente des Auftrags komplett durch TM-Treffer übersetzt wurden, wird der Auftrag automatisch an den konfigurierten Workflow-Schritt übergeben.

Vollständige Vorbelegung durch Memory oder ID-Treffer

Wenn die Zielsprachensegmente des Auftrags komplett durch ID-Treffer oder TM-Treffer übersetzt wurden, wird der Auftrag automatisch an den konfigurierten Workflow-Schritt übergeben.

Hinweis: ID-Treffer stehen nicht auf allen Instanzen zur Verfügung.

Kein Benutzer hinterlegt

Wenn im Workflow-Schritt kein Benutzer hinterlegt ist, wird der Auftrag automatisch an den konfigurierten Workflow-Schritt übergeben.

Zum Ziel

Der Workflow-Schritt, an den bei Erfüllung der Bedingung der Auftrag übergeben wird.

Workflow-Routing konfigurieren

  1. Workflow-Editor > Schritt klicken.
  2. in der Spalte Aktion neben einem Workflow-Schritt klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. Bedingung im Feld Automatische Übergabe bei Bedingung wählen.
  4. Workflow-Schritt im Feld Zum Ziel wählen.
  5. Hinzufügen klicken. Die automatische Übergabe wird in einer Tabelle angezeigt.
  6. Speichern klicken.
  7. Workflow-Speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Das Workflow-Routing wurde hinzugefügt.

Worfklow-Routing löschen

  1. Workflow-Editor > Schritt klicken.
  2. in der Spalte Aktion neben einem Workflow-Schritt klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. neben einer Aktion im Bereich Workflow-Routing klicken. Eine Sicherheitsabfrage erscheint.
  4. OK klicken.
  5. Workflow-Speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Die automatische Übergabe wurde gelöscht.

Übergaben

Übergaben sind der Übergang von einem Workflow-Schritt zu dem Nächsten. Wenn mehrere Workflow-Schritte erstellt wurden, werden Übergaben automatisch erstellt. Um Aufträge zurückgeben zu können, müssen zusätzliche Übergaben erstellt werden. An die Übergaben können QA-Checks (Quality Assurance) geknüpft werden.

Beschreibung

Name

Der Name der Übergabe.

Quelle

Der Workflow-Schritt, der den Auftrag übergibt.

Ziel

Der Workflow-Schritt, an den der Auftrag übergeben wird.

Standardübergabe

Wenn Aufträge übergeben werden, sind manchmal Übergaben an mehrere verschiedene Workflow-Schritte möglich. Übergaben, die als Standard-Übergabe markiert sind, werden im Auswahlfeld bei einer Übergabe vorausgewählt.

Bei automatischen Übergaben muss das System wissen, an welchen Workflow-Schritt übergeben werden soll. Übergaben, die als Standard-Übergabe markiert sind, werden bei automatischen Übergaben verwendet. Wenn keine Übergabe als Standard-Übergabe markiert wurde, wird eine beliebige gültige Übergabe vom System gewählt. Automatische Übergaben sind z. B. die gleichzeitige Übergabe mehrerer Auftragssprachen oder die Übergabe eines Auftrags durch ein externes System via Webservice.

QA-Checks

Vor der Übergabe wird der Auftrag durch die konfigurierten QA-Checks geprüft. Das Ergebnis wird dem Benutzer angezeigt.

Hinweis: Weitere Informationen finden Sie im Kapitel QA-Checks.

Übergabe hinzufügen

  1. Workflow-Editor > Übergaben klicken.
  2. Übergabe hinzufügen in der Funktionsleiste klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. Name der Übergabe eingeben.
  4. Quelle der Übergabe wählen. Das Ziel der Übergabe kann jetzt gewählt werden.
  5. Ziel der Übergabe wählen.
  6. Optional kann definiert werden, ob die Übergabe die Standard-Übergabe ist. QA-Checks können erst später hinzugefügt werden.
  7. Neue Übergabe speichern klicken.
  8. Workflow-Speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Die Übergabe wurde hinzugefügt.

Übergabe löschen

  1. Workflow-Editor > Übergaben klicken.
  2. auf der rechten Seite neben einer Übergabe klicken.
  3. Workflow-Speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Die Übergabe wurde gelöscht.

Übergabe ändern

  1. Workflow-Editor > Übergaben klicken.
  2. in der Spalte Aktion neben einer Übergabe klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. Einstellungen der Übergabe ändern.
  4. Änderungen speichern klicken.
  5. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Die Einstellungen der Übergabe wurde geändert.

Standard-Übergabe de-/aktivieren

  1. Workflow-Editor > Übergaben klicken.
  2. Übergabe hinzufügen in der Funktionsleiste oder in der Spalte Aktion neben einer Übergabe klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. Standard-Übergabe de-/aktivieren.
  4. Änderungen speichern klicken.
  5. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Die Übergabe wurde als Standard-Übergabe de-/aktiviert.

QA-Checks hinzufügen

  1. Workflow-Editor > Übergaben klicken.
  2. in der Spalte Aktion neben einer Übergabe klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. QA-Check wählen.
  4. Ok klicken. Der QA-Check wird in einer Tabelle angezeigt.
  5. Checkbox in Spalte Fehler de-/aktivieren.
  6. Änderungen speichern klicken.
  7. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Der QA-Check wurde hinzugefügt.

QA-Checks löschen

  1. Workflow-Editor > Übergaben klicken.
  2. in der Spalte Aktion neben einer Übergabe klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. neben einem QA-Check klicken.
  4. Änderungen speichern klicken.
  5. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Der QA-Check wurde gelöscht.

Zieltermine

Zieltermine können zu Workflow-Schritten und Übergaben hinzugefügt werden. Sie geben an, wann die Tätigkeiten der Workflow-Rollen abgeschlossen sein oder begonnen werden sollen.

Es kann ein Name und die Beschreibung des Zieltermins festgelegt werden. Die Beschreibung wird neben dem Namen an mehreren Stellen im System angezeigt.

Beschreibung

Name

Der Name des Zieltermins.

Beschreibung

Eine Beschreibung für den Zieltermin. Die Beschreibung wird neben dem Namen an mehreren Stellen im System angezeigt.

Der Zieltermin gilt für den Zeitpunkt der Übergabe an diesen Workflow-Schritt.

Die Art beschreibt den genauen Zeitpunkt Zieltermins.

Art

Beschreibung

Startdatum

Der Zieltermin gilt für den Zeitpunkt der Übergabe an diesen Workflow-Schritt.

Enddatum

Der Zieltermin gilt für die Übergabe der Workflow-Rolle an den nächsten Workflow-Schritt.

Übergabedatum

Der Zieltermin gilt für die Übergabe der Workflow-Rolle an den nächsten Workflow-Schritt.

Über die Funktion „ Zielterminänderung und Bestätigung können vom Benutzer neue Zieltermine vorgeschlagen oder auch bestätigt werden.

Hinweis: Erst wenn der Workflow im Menü Verwaltung > Workflow aktiviert wurde, steht er im System zur Verfügung.

Zieltermine hinzufügen

  1. Workflow-Editor > Zieltermine klicken.
  2. Neuen Zieltermin hinzufügen in der Funktionsleiste klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. Name und optional eine Beschreibung eingeben.
  4. Art des Zieltermins eingeben.
  5. Speichern klicken.
  6. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis : Der Zieltermin wurde hinzugefügt und kann jetzt einem Workflow-Schritt zugeordnet werden.

Zieltermine ändern

  1. Workflow-Editor > Zieltermine klicken.
  2. in der Spalte Aktionen neben einem Zieltermin klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. Werte des Zieltermins ändern.
  4. Speichern klicken.
  5. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Der Zieltermin wurde geändert.

Zieltermine löschen

  1. Workflow-Editor > Zieltermine klicken.
  2. neben einem Zieltermin klicken.
  3. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis : Der Zieltermin wurde gelöscht.

Zieltermine einem Workflow-Schritt zuordnen

  1. Workflow-Editor > Schritte klicken.
  2.  in der Spalte Aktion neben einem Workflow-Schritt klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. Einen Zieltermin wählen.
  4. Speichern klicken.
  5. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Der Zieltermin wurde dem Workflow-Schritt zugeordnet.

Zuordnung von Zielterminen zu einem Workflow-Schritt ändern

  1. Workflow-Editor > Schritte klicken.
  2.  in der Spalte Zieltermine neben dem zu ändernden Zieltermin klicken.
  3. in der Spalte Aktion neben einer Übergabe klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  4. Neuen Zieltermin wählen.
  5. Speichern klicken.
  6. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Dem Workflow-Schritt wurde ein neuer Zieltermin zugewiesen und der alte Zieltermin wurde entfernt.

Zuordnung von Zielterminen zu einem Workflow-Schritt löschen

  1. Workflow-Editor > Übergaben klicken.
  2. in der Spalte Zieltermine neben einem Zieltermin klicken.
  3. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Die Zuordnung des Zieltermins wurde entfernt.

Zieltermine einer Übergabe zuordnen

  1. Workflow-Editor > Übergaben klicken.
  2. in der Spalte Aktion neben einer Übergabe klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  3. Einen Zieltermin wählen.
  4. Speichern klicken.
  5. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Der Zieltermin wurde geändert.

Zuordnung von Zielterminen zu einer Übergabe ändern

  1. Workflow-Editor > Übergaben klicken.
  2. in der Spalte Übergabezeitpunkt neben dem zu ändernden Zieltermin klicken.
  3.  in der Spalte Aktion neben einer Übergabe klicken. Eine Eingabemaske öffnet sich.
  4. Neuen Zieltermin wählen.
  5. Speichern klicken.
  6. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Der Übergabe wurde ein neuer Zieltermin zugewiesen und der alte Zieltermin wurde entfernt.

Zuordnung von Zielterminen zu einer Übergabe löschen

  1. Workflow-Editor > Übergaben klicken.
  2. in der Spalte Übergabezeitpunkt neben einem Zieltermin klicken.
  3. Workflow speichern in der Funktionsleiste klicken.

Ergebnis: Die Zuordnung des Zieltermins wurde entfernt.