Über den Workflow-Editor können neue Workflows angelegt und bestehende Workflows angepasst werden. Zu Beginn der Arbeit mit ONTRAM werden die Workflows mit dem Kundenbetreuer abgestimmt, getestet und gegebenenfalls angepasst. Sie können Anpassungen gerne selbst vornehmen, jedoch bitten wir Sie im Sinne der Prozesssicherheit die Anpassungswünsche vorher mit Ihrem Kundenbetreuer abzustimmen.
Sie finden den Workflow-Editor über die Kachel: Workflow-Editor auf der Startseite, bzw. in der Verwaltung im Menüpunkt: Workflow.
Über das Icon kann ein neuer Workflow angelegt werden.
Auf der linken Seite befinden sich die Menüs, in denen einzelne Elemente des Workflows konfiguriert werden können. Auf jeder Seite befindet sich oberhalb des Inhaltsbereichs eine Funktionsleiste mit drei Icons.
Hinweis: Erst wenn der Workflow im Menü Verwaltung > Workflow aktiviert wurde, steht er im System zur Verfügung,
Über die Funktion "Ausrichtung des Graphen" in der Funktionsleiste kann die die Anzeige geändert werden. Der Workflow kann waagerecht oder senkrecht dargestellt werden. Im Menü Übersicht werden die erstellten Elemente des Workflows angezeigt.
Dieser Workflow-Graph wird auch in der Auftragsübersicht den beteiligten Benutzern eines Auftrags, der diesen Workflow verwendet, angezeigt.
Zuerst wird der Name des Workflows festgelegt. Nachdem Sie auf „Erstellen“ geklickt haben, gelangen Sie auf die Übersichtsseite des soeben erstellten Workflows.
Unter Aktion haben Sie mehrere Möglichkeiten:
Die Aktionen Ansicht , Duplizieren, Übersetzen , Bearbeiten, Löschen verbergen sich sich unter dem Icon links vor dem Workflownamen.
Der Workflow wird deaktiviert. Dies bedeutet, er kann nicht mehr in den Gruppeneinstellungen hinterlegt werden. Diese Option eignet sich, wenn Sie sicherstellen wollen, dass dieser Workflow systemweit nicht mehr angewendet wird.
Diese Aktion steht so lange zur Verfügung bis ein neu angelegter Workflow aktiviert wurde, bzw. solange noch eine Version des Workflows bearbeitet wird.
Über diesen Menüpunkt erstellen Sie eine neue Version eines bestehenden Workflows. In einer neuen Version können Sie neue Rollen, Schritte und Übergaben hinzuzufügen oder entfernen. Wird die Bearbeitung der neuen Version abgeschlossen, wird die neue Version automatisch von den Auftragsgruppen herangezogen, die diesen Workflow verwenden. Sie müssen die neue Version des Workflows also nicht noch einmal in den Auftragsgruppen hinterlegen, (Versionierung)
Über diesen Menüpunkt kann ein bestehender Workflow umbenannt werden.
Über diesen Menüpunkt können Arbeitsgruppen im Workflow definiert werden. Diese Konfiguration regelt die Zuweisungsmöglichkeiten von Arbeitsgruppen innerhalb des Workflows.
Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Punkt „Arbeitsgruppen“
Über diesen Menüpunkt kann ein Workflow gelöscht werden. Workflows, die bereits in Auftragsgruppen hinterlegt und bei bestehenden Aufträgen verwendet wurden, können nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden.
Über diese Aktion wird der Workflow Graph und die Details des ausgewählten Workflows angezeigt.
Über diese Aktion kann die Workflowversion gelöscht werden. Workflowversionen, die bereits in Auftragsgruppen hinterlegt und bei bestehenden Aufträgen verwendet wurden, können nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden.
Um einen Workflow nicht komplett neu zu erstellen gibt es die Möglichkeit einen bestehenden Workflow zu duplizieren. Der duplizierte Workflow ist dann die Grundlage für einen neuen Workflow, so, dass nur die erforderlichen Anpassungen vorgenommen werden müssen.
Um alle Texte eines erstellten Workflow einfach in alle vorhandenen oder gewünschten Oberflächensprachen zu übersetzen.
Die Inhalte eines Workflows, wie z.B. Rollen oder Schritt-Namen können durch das Anlegen eines Auftrages direkt in ONTRAM übersetzt werden.
Ergebnis: Auftragsteil wird im ausgewählten Auftrag angelegt
Hinweis: Wenn eine Zielsprache abgeschlossen wird, werden die Übersetzungen automatisch in den Workflow übernommen.
Workflow-Rollen sind Platzhalter für die ausführenden Personen des Workflows. Workflow-Rollen werden Workflow-Schritten zugeordnet. Aus diesen Workflow-Schritten ergibt sich somit ein Bearbeitungsablauf.
Des Weiteren gibt es die Möglichkeit nicht am Übersetzungsprozess beteiligte Workflow-Rollen zu definieren.
Diese lesenden Workflow-Rollen sind nicht Teil des Geschäftsprozesses und übergeben keine Aufträge. Sie können sich jedoch zu jedem Zeitpunkt in einen Übersetzungsauftrag einloggen und den Fortschritt beobachten. Eine lesende Workflow-Rolle bietet sich also immer dann an, wenn jemand eine Übersicht über den aktuellen Status von Übersetzungen haben möchte, jedoch nicht handlungsberechtigt ist. Über das linke Auswahlmenü werden die Workflow-Rollen festgelegt, die im Workflow zur Verfügung stehen sollen.
Über das Icon kann eine neue Workflow-Rolle hinzugefügt werden.
Ergebnis: Die Workflow-Rolle wurde hinzugefügt und kann jetzt einem Workflow zugeordnet werden.
Soll eine Rolle im gesamten Workflow nur Leserecht haben, so muss diese Rolle über die Checkbox markiert werden. Das bedeutet, dass an die Rolle keine Übergabe durchgeführt werden kann, die Rolle aber jederzeit lesenden Zugang zum Auftrag hat.
Ergebnis: Die Workflow-Rollen wurden dem Workflow zugeordnet und als "lesend" definiert.
Ergebnis: Die Workflow-Rolle/n wurde dem Workflow zugeordnet und können jetzt im Workflow verwendet werden.
Um Workflow-Rollen "lesend" zu definieren, müssen die Workflow-Rollen dem Workflow zugeordnet sein.
Ergebnis: Die Workflow-Rollen wurden dem Workflow zugeordnet und als "lesend" definiert.
In diesem Menüpunkt werden die einzelnen Schritte, wie z.B. Übersetzung, Korrekturlesung oder Reinzeichnung des Workflows definiert.
Hierbei kann festgelegt werden, welchen Status (Bearbeitung, Pausierend, Abgeschlossen, Abgebrochen, Deaktiviert) der Auftrag in diesem Schritt haben soll, bzw. welche Schreibberechtigung die Workflow-Rolle haben soll. Der Name des Workflow- Schritts beschreibt die Aktion, die eine Workflow-Rolle ausführt. z. B. führt die Workflow-Rolle "Übersetzer" die Aktion oder den Workflow-Schritt "Übersetzung" aus.
Der übergeordnete Schritt ist der vorherige Schritt im Workflow, von dem an diesen Workflow-Schritt übergeben werden kann. Der übergeordnete Schritt ist für die automatische Generierung von Übergaben notwendig. Es ergibt sich automatisch eine Ablaufkette.
| Status | Beschreibung |
|---|---|
|
Bearbeitung |
Der Auftrag ist online und kann bearbeitet werden. |
|
Pausierend |
Der Auftrag kann nicht bearbeitet werden. Um einen Auftrag für die Dauer der Datenverarbeitung zu pausieren, können externe Anbindungen diesen Status nutzen. Der Auftrag kann durch die Anbindung zum nächsten Workflow-Schritt übergeben werden. Aufträge mit diesem Status werden beim Export, z. B. Statusexport, dem Export von mehreren Zielsprachen gleichzeitig oder dem TM-Rückwärtsvergleich nicht berücksichtigt. |
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Abgeschlossen |
Der Auftrag ist offline und kann nicht mehr bearbeitet werden. Dieser Status wird für den letzten Workflow-Schritt gewählt. |
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Abgebrochen |
Der Auftrag kann nicht weiter bearbeitet werden. Aufträge mit diesem Status werden beim Export, z. B. Statusexport, dem Export von mehreren Zielsprachen gleichzeitig oder dem TM-Rückwärtsvergleich nicht berücksichtigt. |
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Deaktiviert |
Der Auftrag ist storniert und kann nicht weiter bearbeitet werden. Im Unterschied zu Abgeschlossen wird der Auftrag nicht in die Abrechnungsstatistik aufgenommen. |
Die Berechtigungen legt fest, welche Aktion die Workflowrolle im Workflow-Schritt ausführen kann. Es wird in ONTRAM nach folgenden Workflowberechtigungen unterschieden:
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Keine Änderungen | Aufträge können geöffnet werden. Inhalte können gelesen, aber nicht geändert werden. |
| Änderungsvorschläge | Die Workflow-Rolle kann Änderungswünsche zu Inhalten in Aufträgen hinzufügen oder ändern. Der ursprüngliche Inhalt vor der Übergabe bleibt erhalten. Bei Übergabe an einen folgenden Workflow-Schritt mit der Berechtigung Speichern oder Automatisches Speichern werden die Änderungen in Änderungsvorschläge umgewandelt und als Änderungswunsch angezeigt. |
| Automatisches Speichern |
Die Workflow-Rolle kann Inhalte in Aufträgen hinzufügen oder ändern. |
| Label | Beschreibung |
|---|---|
| Name des Workflow-Schritts | Beschreibt die Aktion, die eine Workflow-Rolle ausführt. Z. B. führt die Workflow-Rolle "Übersetzer" die Aktion oder den Workflow-Schritt "Übersetzung" aus. |
| Übergeordneter Schritt | Der übergeordnete Schritt ist der vorherige Schritt im Workflow, von dem an diesen Workflow-Schritt übergeben werden kann. Der übergeordnete Schritt ist für die automatische Generierung von Übergaben notwendig. |
| Status des Auftrags |
Der Zustand des Auftrags in diesem Workflow-Schritt. |
| Workflow-Rolle |
Die Workflow-Rolle die den Auftrag in diesem Workflow-Schritt bearbeitet. Lesende Workflow-Rollen können nicht gewählt werden. |
| Keine Workflow-Rolle | Wenn im Workflow-Schritt keine Workflow-Rolle etwas tun muss, kann die Checkbox Keine Workflow-Rolle aktiviert werden. Wenn der Status Abgeschlossen oder Abgebrochen gewählt wurde, wird die Checkbox angezeigt. |
| Berechtigung |
Gibt die Berechtigung der Workflow-Rolle in diesem Workflow-Schritt an. |
Ergebnis: Der Workflow-Schritt wurde erstellt.
Ergebnis: Der Workflow-Schritt wurde gelöscht.
Hinweis: Nur der letzte Workflow-Schritt kann gelöscht werden. Um andere Workflow-Schritte zu löschen, müssen zuerst die nachfolgenden Workflow-Schritte entfernt werden.
Hinweis: Um Workflow-Schritte zu löschen, dürfen keine automatische Aktionen und Workflow-Routings konfiguriert sein. Diese Einstellungen müssen vorher entfernt werden.
Ergebnis: Der Workflow-Schritt wurde geändert.
Automatische Aktionen werden an Workflow-Schritte geknüpft und werden zum Zeitpunkt der Übergabe an den gewählten Workflow-Schritt ausgeführt.
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Aktion |
Beschreibung |
|---|---|
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TM-Import |
Vorschläge aus dem Translation Memory werden in den Auftrag geladen. Hinweis: Wenn in den Gruppeneinstellungen konfiguriert, werden beim Starten des Workflows immer die Aktionen TM-Vergleich, TM-Import und 100%-TM-Vorbelegung ausgeführt. Diese Aktion muss also in der Regel nicht zum Start des Workflows hinzugefügt werden. |
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TM-Info |
Die Auftragsstatistik für den Auftrag wird berechnet und aktualisiert. |
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100%-TM-Vorbelegung, bestehende Inhalte überschreiben |
Vorbelegung von leeren Zielsprachensegmenten mit verfügbaren 100%-TM-Treffern. Hinweis: Wenn in den Gruppeneinstellungen konfiguriert, werden beim Starten des Workflows immer die Aktionen TM-Vergleich, TM-Import und 100%-TM-Vorbelegung ausgeführt. |
|
100%-TM-Vorbelegung, bestehende Inhalte nicht überschreiben |
Vorbelegung von leeren Zielsprachensegmenten mit entsprechenden 100%-TM-Treffern. Ist schon Inhalt in den Zielsprachensegmenten vorhanden, werden die 100%-TM-Treffer nicht vorbelegt. |
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TM-Update |
Die Übersetzungen werden in die TM-Datenbank exportiert. |
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Ausgangssprache in leere Zielsprachensegmente einfügen |
Wenn Zielsprachensegmente leer sind, wird der Inhalt der Ausgangssprache in die Zielsprachensegmente geschrieben. |
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Alle Inhaltsteile exportieren |
Alle Inhaltsteile aller Auftragssprachen werden exportiert. Der Export steht für externe Anbindungen zur Verfügung, z.B. dem Export per Webservice. |
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CLS-MT-Übersetzung (asynchron) |
Der Auftrag wird mit maschineller Übersetzung von CLS-MT vorbelegt. Der gesamte Auftrag wird an das externe System übertragen. Die Rückmeldung von CLS-MT ist asynchron. Hinweis: CLS-MT steht nicht auf allen Instanzen zur Verfügung. |
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CLS-MT-Übersetzung |
Der Auftrag wird mit maschineller Übersetzung von CLS-MT vorbelegt. Die Segmente werden nacheinander an das externe System übertragen. Die Rückmeldung von CLS-MT ist synchron.. |
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PROMT-Übersetzung |
Der Auftrag wird mit maschineller Übersetzung von PROMT vorbelegt. Hinweis: PROMT steht nicht auf allen Instanzen zur Verfügung. |
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Plugin für automatische Aktion |
Das ausgewählte Plugin wird für diesen Auftrag ausgeführt. Hinweis: Plugins sind kundenspezifische Erweiterungen und stehen nicht auf allen Instanzen zur Verfügung. |
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Auf Fortsetzung warten (Checkbox) |
Die Übergabe wird nicht unmittelbar ausgeführt. Die automatische Aktion und der Workflow bekommen den Status "Wartend". Erst wenn ein externes System die Ausführung der automatischen Aktion per Webservice-Methode updateTaskJobStatus bestätigt, wird die Übergabe ausgeführt. Diese Option wird i. d. R. in Kombination mit der Option "Plugin für automatische Aktion" verwendet. Ein Plugin kann z. B. ein externes System bei Übergabe benachrichtigen. Die Übergabe soll aber erst ausgeführt werden, wenn das externe System alle Informationen vollständig und ohne Fehler verarbeitet hat. |
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MT-Post-Editing-Distanz berechnen |
Der aktuelle Textstand der Zielsprache wird mit dem initial gelieferten MT-Vorschlag verglichen. Daraus ergibt sich die sogenannte Post-Editing-Distanz. Hinweis: Idealerweise wird dieser Task am Ende eines Workflows angewendet. Somit werden alle Änderungen berücksichtigt, die nötig waren, um die maschinelle Übersetzung zu korrigieren/verbessern. Die MT-Post-Editing-Distanz kann im Export Typ "Excel-Export m. Statistik" von der Statusübersicht exportiert werden. (Sofern konfiguriert) |
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TM-Rückwärtsabgleich (Alle Zielsprachen) |
Es werden die Sprachpaare aller verfügbaren Sprachkombinationen des aktuellen Auftrags gebildet und an die Translation Memory gesendet. Beispiel: Der aktuelle Auftrag wird von DE nach EN übersetzt. Nach Ausführung der Aktion steht sowohl die TM für DE->EN zur Verfügung, als auch für EN->DE. Hinweis: Das Modul für den TM-Rückwärtsabgleich muss aktiviert sein, um die Funktionalität nutzen zu können. |
Ergebnis: Dem Workflow-Schritt wurde die automatische Aktion hinzugefügt.
Ergebnis: Die automatische Aktion wurde gelöscht.
Mit Benachrichtigungsoptionen kann der automatische E-Mail-Versand bei Übergaben gesteuert werden.
| Benachrichtigungsoption | Beschreibung |
|---|---|
| Sende Benachrichtigung bei Auftragsübergabe | Eine E-Mail wird bei Übergabe des Auftrags an diesen Workflow-Schritt an die hinterlegte Workflow-Rolle gesendet. |
| Sende Bestätigung bei Auftragsübergabe |
Eine E-Mail wird bei Übergabe des Auftrags von diesem Workflow-Schritt an die hinterlegte Workflow-Rolle gesendet. Hinweis: Bei der Bearbeitung des ersten Workflow-Schritts wird diese Option ausgeblendet. |
Ergebnis: Der Benachrichtigungsoptionen wurden de-/aktiviert.
Ergebnis: Die automatische Aktion wurde gelöscht.
Durch das Workflow-Routing können Aufträge automatisch an eine konfigurierbare Workflow-Rolle übergeben werden. Diese automatische Übergabe wird durch Bedingungen eingeschränkt.
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Bedingung |
Beschreibung |
|---|---|
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Keine Bedingung |
Ist an keine Bedingung geknüpft und wird direkt ausgeführt. |
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Vollständige Vorbelegung durch ID-Treffer |
Wenn die Zielsprachensegmente des Auftrags komplett durch ID-Treffer übersetzt wurden, wird der Auftrag automatisch an den konfigurierten Workflow-Schritt übergeben. Hinweis: ID-Treffer stehen nicht auf allen Instanzen zur Verfügung. |
|
Vollständige Vorbelegung durch Memory |
Wenn die Zielsprachensegmente des Auftrags komplett durch TM-Treffer übersetzt wurden, wird der Auftrag automatisch an den konfigurierten Workflow-Schritt übergeben. |
|
Vollständige Vorbelegung durch Memory oder ID-Treffer |
Wenn die Zielsprachensegmente des Auftrags komplett durch ID-Treffer oder TM-Treffer übersetzt wurden, wird der Auftrag automatisch an den konfigurierten Workflow-Schritt übergeben. Hinweis: ID-Treffer stehen nicht auf allen Instanzen zur Verfügung. |
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Kein Benutzer hinterlegt |
Wenn im Workflow-Schritt kein Benutzer hinterlegt ist, wird der Auftrag automatisch an den konfigurierten Workflow-Schritt übergeben. |
|
Zum Ziel |
Der Workflow-Schritt, an den bei Erfüllung der Bedingung der Auftrag übergeben wird. |
Ergebnis: Das Workflow-Routing wurde hinzugefügt.
Ergebnis: Die automatische Übergabe wurde gelöscht.
Übergaben sind der Übergang von einem Workflow-Schritt zu dem Nächsten. Wenn mehrere Workflow-Schritte erstellt wurden, werden Übergaben automatisch erstellt. Um Aufträge zurückgeben zu können, müssen zusätzliche Übergaben erstellt werden. An die Übergaben können QA-Checks (Quality Assurance) geknüpft werden.
Beschreibung |
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Name |
Der Name der Übergabe. |
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Quelle |
Der Workflow-Schritt, der den Auftrag übergibt. |
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Ziel |
Der Workflow-Schritt, an den der Auftrag übergeben wird. |
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Standardübergabe |
Wenn Aufträge übergeben werden, sind manchmal Übergaben an mehrere verschiedene Workflow-Schritte möglich. Übergaben, die als Standard-Übergabe markiert sind, werden im Auswahlfeld bei einer Übergabe vorausgewählt. Bei automatischen Übergaben muss das System wissen, an welchen Workflow-Schritt übergeben werden soll. Übergaben, die als Standard-Übergabe markiert sind, werden bei automatischen Übergaben verwendet. Wenn keine Übergabe als Standard-Übergabe markiert wurde, wird eine beliebige gültige Übergabe vom System gewählt. Automatische Übergaben sind z. B. die gleichzeitige Übergabe mehrerer Auftragssprachen oder die Übergabe eines Auftrags durch ein externes System via Webservice. |
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Sprachspezifisch |
Wenn Checkbox aktiviert wird, öffnet sich ein Dropdown "Sprachspezifischer Typ". Wählen Sie den Typ der sprachspezifischen Übergabe, den Sie hinzufügen möchten.
Im Auswahlfeld "Sprachen" wählen Sie die Zielsprachen aus, für die die Übergaben angwendet werden sollen. |
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Linguistische Qualitätsbewertung (LQE) |
Wenn Checkbox aktiviert, wird das Dropdown zur Auswahl des zu bewertenden Schritts verfügbar. |
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Schritt zur Bewertung |
Im Dropdown wird der Schritt des Workflows ausgewählt, der bewertet werden soll. |
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QA-Checks |
Vor der Übergabe wird der Auftrag durch die konfigurierten QA-Checks geprüft. Das Ergebnis wird dem Benutzer angezeigt. Hinweis: Weitere Informationen finden Sie im Kapitel QA-Checks. |
Ergebnis: Die Übergabe wurde hinzugefügt.
Es ist in ONTRAM möglich sprachspezifische Workflows abzubilden. Dies bietet sich z.B. an, wenn Ihre Prozesse prinzipiell gleich gestaltet sind, es aber bei bestimmten Sprachen zu kleinen Abweichungen kommt.
Ergebnis: Die Übergabe wurde hinzugefügt. In der Ansicht Workflow-Details werden die sprachspezifischen Übergaben unter Angabe des Sprachcodes kenntlich gemacht. Sobald sprachspezifische Übergaben definiert worden sind, ist in der Ansicht "Übersicht" für den Workflow-Graphen ein Dropdown verfügbar. In diesem Dropdown kann man nun die sprachspezifischen Workflows auswählen und betrachten. Es ist ebenfalls möglich den Basis-Workflow oder eine kumulierte Ansicht zu betrachten.
Ergebnis: Die Übergabe wurde gelöscht.
Ergebnis: Die Einstellungen der Übergabe wurde geändert.
Ergebnis: Die Übergabe wurde als Standard-Übergabe de-/aktiviert.
Ergebnis: Der QA-Check wurde hinzugefügt.
Ergebnis: Der QA-Check wurde gelöscht.
Zieltermine können zu Workflow-Schritten und Übergaben hinzugefügt werden. Sie geben an, wann die Tätigkeiten der Workflow-Rollen abgeschlossen sein oder begonnen werden sollen.
Es kann ein Name und die Beschreibung des Zieltermins festgelegt werden. Die Beschreibung wird neben dem Namen an mehreren Stellen im System angezeigt.
Beschreibung |
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Name |
Der Name des Zieltermins. |
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Beschreibung |
Eine Beschreibung für den Zieltermin. Die Beschreibung wird neben dem Namen an mehreren Stellen im System angezeigt. Der Zieltermin gilt für den Zeitpunkt der Übergabe an diesen Workflow-Schritt. |
Die Art beschreibt den genauen Zeitpunkt Zieltermins.
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Art |
Beschreibung |
|---|---|
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Startdatum |
Der Zieltermin gilt für den Zeitpunkt der Übergabe an diesen Workflow-Schritt. |
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Enddatum |
Der Zieltermin gilt für die Übergabe der Workflow-Rolle an den nächsten Workflow-Schritt. |
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Übergabedatum |
Der Zieltermin gilt für die Übergabe der Workflow-Rolle an den nächsten Workflow-Schritt. |
Über die Funktion „ Zielterminänderung und Bestätigung “ können vom Benutzer neue Zieltermine vorgeschlagen oder auch bestätigt werden.
Hinweis: Erst wenn der Workflow im Menü Verwaltung > Workflow aktiviert wurde, steht er im System zur Verfügung.
Ergebnis : Der Zieltermin wurde hinzugefügt und kann jetzt einem Workflow-Schritt zugeordnet werden.
Ergebnis: Der Zieltermin wurde geändert.
Ergebnis : Der Zieltermin wurde gelöscht.
Ergebnis: Der Zieltermin wurde dem Workflow-Schritt zugeordnet.
Ergebnis: Dem Workflow-Schritt wurde ein neuer Zieltermin zugewiesen und der alte Zieltermin wurde entfernt.
Ergebnis: Die Zuordnung des Zieltermins wurde entfernt.
Ergebnis: Der Zieltermin wurde geändert.
Ergebnis: Der Übergabe wurde ein neuer Zieltermin zugewiesen und der alte Zieltermin wurde entfernt.
Ergebnis: Die Zuordnung des Zieltermins wurde entfernt.